ARCHIVO DOCUMENTAL EFICIENTE Y MATERIAL DE TRABAJO ORGANIZADO

Un factor clave en las empresas, oficinas y despachos es la creación de una atmósfera de trabajo adecuada que contribuya a potenciar la concentración, la productividad y la generación de ideas. Funcionalidad y un buen diseño darán paso a ese ambiente deseado, sin embargo, no importa lo atractivo y actualizado que sea el diseño si hay un exceso de equipos de oficina, de suministros y de documentos que hacen los espacios caóticos e impracticables.

Pese a que lo intentamos una y otra vez, los papeles tienden a acumularse. Los expedientes, los escritos, el correo y las notas parecen reproducirse. Si dejas el papel en "libertad" no conseguirás encontrar un archivo o documento a tiempo y en el mejor de los casos tardarás el doble. Mantén el papel a raya y aplica métodos adecuados para conservar el orden.

SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

«La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Información y documentación - Gestión documental)

 

OBJETIVOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (SGD) 

  1. Sistematizar y controlar las actividades específicas que afecten a la elaboración, la recepción, la ubicación, el acceso y la conservación de los documentos.
  2. Proteger y acceder a la documentación que se genera de un modo seguro y efectivo.
  3. Asegurar el buen funcionamiento de la empresa y el cumplimiento de la legislación vigente en atención a la protección de datos.

Un archivo adecuado facilita el trabajo diario y apoya en la toma de decisiones, asegurando a su vez una preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la empresa. Asimismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la compañía, por los siguientes motivos:

  1. Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están incluidos e reconocidos en un único sistema.
  2. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.
  3. Permite el control de accesos y de seguridad de la información, e impide que terceras personas accedan a los contenidos.
  4. Instaura un ciclo de vida de la documentación y facilita su destrucción de un modo seguro y certificado.
  5. Establece la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa para una óptima gestión del SGD.

REQUISITOS DE UN EFICAZ SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CAPTURA

La implementación de un gestor documental supone la digitalización de multitud de documentos. Todos estos documentos quedarán archivados en una localización central desde la que se organizará la información de la empresa. La digitalización supone un proceso lento y no tan fácil como aparenta, por ello, adquirir un gestor documental que permita la captura de documentos de forma efectiva y rápida puede ser una ventaja tanto a corto como a largo plazo.

 

AUDITORÍA Y COTROL DE VERSIONES

Los gestores documentales deben permitir rastrear cualquier tipo de modificación realizada dentro del sistema. El rastreo de esta información permite a una compañía conocer quién, qué y cuándo se ha alterado un documento o archivo. Una característica adicional relacionada con el control de cambios es el acceso a las versiones anteriores. Existe un momento en los que un documento es modificado eliminando información, pero más tarde se demuestra que dicha información es necesaria. En este caso, es importante poder acceder a cualquier versión de un documento para facilitar, por ejemplo, la recuperación de información.

 

FLUJOS DE TRABAJO

El control de flujos de trabajo es una característica fundamental de los gestores documentales. Asignación de tareas, seguimiento de las mismas o establecimiento de fechas límite son algunas de las funcionalidades que pueden utilizarse en programas de gestión documental. Seleccionar un sistema que ofrezca opciones en el manejo de flujos de trabajo podrá contribuir positivamente al aumento de productividad dentro de la empresa.

 

INFORMES

Un sistema de gestión documental que no proporcione facilidad de búsqueda y posterior elaboración de informes no podrá considerarse completo. Los gestores documentales almacenan grandes cantidades de información, por ello la facilidad de búsqueda es uno de los aspectos clave en la elección de este tipo de herramientas.

 

SEGURIDAD

Los niveles de seguridad necesarios para ofrecer tranquilidad a los usuarios de un gestor documental son muy altos. Toda la información de la organización puede estar almacenada en una localización central a la que sólo deberá acceder el personal apropiado. Por ello, las empresas que busquen implementar un gestor documental deben estudiar herramientas que ofrezcan posibilidades de encriptación y recuperación en caso de desastre.

 

CRECIMIENTO

Los sistemas de gestión documental suponen una inversión para las empresas. No sólo por la adquisición del programa, sino por la formación, pérdida de productividad inicial etc., por ello no es adecuado deshacerse del sistema tras un corto periodo de tiempo. Si una empresa está en pleno crecimiento debe seleccionar un gestor documental acorde a ese momento. Desde el aumento o disminución del número de usuarios hasta la capacidad de almacenamiento son aspectos importantes que deben tenerse en cuenta a la hora de elegir un gestor de documentos. Los sistemas que se adquieran deben ofrecer la posibilidad de crecer con la organización, en caso contrario, afectará negativamente a la economía empresarial.

 

 

FUNCIONALIDADES AVANZADAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ACCESO DESDE MULTIPLES DISPOSITIVOS

Durante la adquisición de un sistema de gestión documental esta característica es un aspecto clave. La movilidad dentro de los centros de trabajo ha aumentado durante los últimos 10 años, de ahí la necesidad de acceder a la información desde cualquier localización. Muchos gestores documentales ya trabajan con interfaces que permiten visualizarse desde dispositivos móviles como smartphones o tablets, pero no sólo eso es importante. Las funcionalidades que se habiliten para trabajar desde este tipo de dispositivos pueden inclinar la balanza en la selección de un gestor documental.

 

HISTORIAL ILIMITADO DE REVISIONES

Al combinar el almacenamiento de datos con la capacidad de rastrear las versiones de un documento el resultado es un sistema capaz de trasladar a un usuario a cualquier cambio que haya experimentado el archivo. Este aspecto es importante por el auge de los documentos colaborativos. Los cambios elaborados en un archivo pueden ser indeseados o innecesarios. En esos casos muchos sistemas permiten eliminar dichas modificaciones y volver a cualquier versión anterior del documento.

 

LIFECYCLE MANAGEMENT

Los documentos utilizados en abogacía, educación, medicina y otros campos altamente especializados requieren normalmente de altas medidas de seguridad, verificación y auditoría. Esta funcionalidad permite a una empresa registrar, no sólo los cambios realizados en un archivo determinado, sino quién, qué y cuándo se realizaron dichos cambios. Los gestores documentales avanzados generan un rastro digital de un documento, lo que aumenta de forma considerable el control sobre la información de una organización.

 

RECONOCIMIENTO DE LENGUAJE Y TRADUCCIÓN

La mayoría de gestores documentales ya se ofrecen en diferentes idiomas, pero no todos los sistemas pueden leer documentos redactados en idiomas diferentes y traducirlos. Las empresas que trabajan con localizaciones dispersas en diferentes partes del mundo y con trabajadores en diferentes idiomas deben considerar este aspecto como una forma de aumentar la productividad empresarial.

 

GESTIÓN DIGITAL DE DERECHOS

Los derechos digitales son algo común en DVD y otras formas de entretenimiento multimedia, sin embargo, en los gestores documentales es un aspecto relativamente desconocido. La gestión de los derechos digitales controla el acceso a documentos, y puede ser utilizado para establecer licencias de contenido o incluso tarificar por su uso.

 

PUBLICACIÓN ELECTRÓNICA

Los gestores documentales actuales están comenzando a ser mucho más que almacenar y proteger documentos. Con un entorno basado en la web, la publicación electrónica comienza a ser un quebradero de cabeza para algunas compañías. Las redes sociales, la web institucional o los blogs son funcionalidades que deben tenerse en cuenta a la hora de adquirir un gestor documental.

ORGANIZA TU EMPRESA O DESPACHO SIGUIENDO ESTOS PASOS

1. CREA ESPACIO. Mueve o elimina todo mueble que se encuentre en los espacios transitables y entorpeciendo el acceso a estanterías, armarios, mesas de trabajo o entradas y salidas.

2. EMPIEZA POR LA MESA DE TRABAJO. Retira absolutamente todo de tu mesa de trabajo y colócalo en cajas para organizarlo a continuación. Ahora papel por papel y objeto por objeto piensa si deben estar en tu mesa o no. Si no es algo que utilices todos los días, no tiene que estar ahí y por consiguiente debes encontrarle su lugar correcto.

3. EQUIPAMIENTO MULTIFUNCIÓN. Las máquina multifunción que permitan imprimir, escanear y enviar o recibir fax no sólo aumenta la funcionalidad sino que libera más espacio de trabajo disponible.

4. OJO AL MOBILIARIO AUXILIAR.  Si no es absolutamente imprescindible no coloques una mesa auxiliar a las mesa de trabajo ya que sólo servirá para que sigas acumulando papeles. La premisa para mantener el orden es archivar y colocar cada papel u objeto en su lugar tan pronto como llega a tus manos. Una bonita mesa auxiliar puede utilizarse para dejar la cafetera y una taza de café que ofrecer a tus clientes pero no para depositar carpetas y papeles aunque sea momentáneamente.

5. DESCANSA TUS OJOS. Es recomendable apartar la vista cada cierto tiempo y fijar la visión en objetos más distantes. Un pintura que te guste colocada a la distancia adecuada, ayudará a combatir la fatiga ocular.

6. RECOLOCA TU MESA DE TRABAJO. El hecho de que el diseño de tu oficina no se haya modificado durante años, no significa que no puedas o debas cambiarlo. Echa un vistazo a la posición de tu mesa en el conjunto de la habitación y muévela para darle una nueva perspectiva e incluso hacerla más productiva. Si el escritorio de tu oficina se encuentra en una esquina, por ejemplo, y el espacio lo permite, sácalo hacia el centro de la habitación. Si el escritorio está alejado de la única ventana, acércalo para aprovechar la luz natural.

7. ESTABLECE UN CENTRO DE RECICLAJE. Gran parte del material que desechamos en nuestras oficinas es reciclable. Si el espacio lo permite, establece un centro de reciclaje para el papel, cartón, vidrio y material orgánico. Anima a tu equipo a hacer lo correcto y acabad con el desorden de la oficina.

8. DECIDE Y ACTÚA EN EL MOMENTO. ¿Qué fuerza sobrenatural se esconde tras las pilas de papel? En todos los desórdenes la culpa la tiene el aplazamiento en la toma de decisiones. Es entretenido echar un vistazo a la bandeja del correo (ya sea física o virtual) mientras hablamos por teléfono, pero si no hacemos nada con él lo único que conseguimos es retardar el momento de clasificarlo y cuanto más tiempo pase, más voluminosa se hará la bandeja. Debes decidir sobre cada papel la primera vez que cae en tus manos. Pregúntate si tienes que pagar, contestar o archivar y luego actúa. La operación inmediata de decisión - actuación, cortará de raíz el desorden del papel.

9. EL 20 -80. La regla del 20-80 se mantiene y sigue más viva que nunca en cualquier despacho u oficina. Sólo necesitamos el 20 por ciento de los papeles que conservamos. El 80 por ciento restante o bien no es necesario archivarlo o no se vuelve a leer ni a consultar. Cuando incorpores documentos y papeles en tu archivador, ten en mente la regla del 20-80 y haz un esfuerzo por reducir el volumen. Limita su contenido a ese 20 por ciento importante y deshazte de todo aquello que no volverás a necesitar.

10. ARCHIVO DIGITAL FRENTE ARCHIVO FÍSICO. A medida que nos adentramos en la era digital, la necesidad de guardar archivos en papel va disminuyendo. Es muy posible que estés almacenando físicamente algunos archivos y carpetas antiguas que podrías digitalizar.  Una advertencia: realiza copias de seguridad regularmente.

11. DESARROLLO DEL SISTEMA DE ARCHIVO. No existe un único método en la organización documental. No hay nada correcto o incorrecto siempre que coincida con tu forma de trabajar y sea fácil de mantener. Dependiendo de tus preferencias personales los archivos se pueden organizar alfabéticamente, por proyecto, por cliente o de acuerdo a alguna otra clasificación que funcione para ti. Utiliza el mismo método en el archivo virtual que en el físico. Si el volumen de documentación es grande se requiere un sistema de gestión documental (SGD) en formato software.

12. GESTIÓN DEL TIEMPO. Ya sea que utilices una libreta y un bolígrafo o una aplicación en tu smartphone, mantén una lista de tareas pendientes y una agenda de citas. Sorprendentemente, la herramienta más descuidada en la administración del tiempo es la agenda. La planificación es la parte más importante de tu día a día. La mayoría de las personas que sí planifican, planifican solo reuniones y citas. No programan el tiempo del trabajo intermedio. Crean una lista de tareas pendientes en papel o en su cabeza y nunca planean cuando hacerlas. Por lo tanto, la lista de tareas pendientes se convierte en una lista de "evitación".

13. CLASIFICA LAS TAREAS A REALIZAR Y PRIORIZA: Esta sería una posible clasificación; 1.Importante y urgente. 2.Urgente, pero no necesariamente importante. 3.Importante, sin urgencia. 4.No urgente, y no importante.

14. MINIMIZA LAS DISTRACCIONES. Desactiva el sonido de todas las notificaciones mientras estés trabajando. Si has configurado tiempos específicos para revisar y responder al correo electrónico, whatsaps  y llamadas, no lo necesitas. ¡No sabes cuánto tiempo ahorrarás!

15. EMPLEA EL ESPACIO VERTICAL DE LAS PAREDES. No escatimes en baldas o estanterías para el almacenaje de documentación y hazlo a modo vertical, desde el suelo hasta el techo. Aprovecha cada centímetro y no dejes huecos que atraigan el polvo. Utiliza los divisores de rejilla de nido de abeja que están tan en boga, como separadores de espacios. Son muy simples y servirán para almacenar organizadores y bandejas colgantes donde podrás colocar carpetas y suministros de oficina.

16. RITUALIZA TU DIA A DIA. La organización no es un trabajo de una sola ocasión; Debe mantenerse al día con la llegada de nuevos documentos, proyectos, expedientes y comunicaciones. Cuando hayas terminado de trabajar al final del día, dedica unos 15 minutos a actualizar tu lista de tareas pendientes, archiva los proyectos terminados y coloca el material de oficina u otros elementos en el lugar adecuado. Esta rutina convertirá tu espacio de trabajo en un lugar limpio y organizado para cuando llegues a la mañana siguiente.

MÉTODO DE TRABAJO JAPONÉS LAS 5S

El método de las 5S es un sistema de organización de espacios cuyo objetivo reside en conseguir lugares de trabajo organizados, ordenados, limpios y seguros. Con ello se pretende lograr una mayor productividad, eficiencia y seguridad. Es una concepción ligada a la orientación de la máxima calidad.

El término 5S proviene de las palabras japonesas; seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke que significan; clasificar, ordenar, limpiar, estandarizar y mantener. Cada S representa una parte de un proceso de cinco pasos que mejora el funcionamiento en las empresas.

Este método fue iniciado por Toyota en 1960 con el fin de lograr una mayor productividad y mejor entorno laboral. En la actualidad son numerosas las compañías de diversa índole; empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones, que han adaptado este método con increíbles resultados. Es aplicable a empresas de cualquier tamaño.

LAS 5S Y SUS 5 PASOS

  1. Identifica los elementos que son necesarios en el área de trabajo. Separa los innecesarios, despréndete de ellos y evita que surjan de nuevo.
  2. Establece el modo en que deben ubicarse los materiales necesarios de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
  3. Reconoce y elimina toda la suciedad y sus fuentes. Realiza las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer y asegúrate que todo se encuentra en perfecto estado operativo.
  4. Detecta situaciones irregulares y anómalas y establece estándares que recuerden que el orden y la limpieza deben mantenerse al día.
  5. Instaura un mecanismo de comprobación continua y fiable para la aplicación de los cuatro pasos anteriores y obtén el apoyo del personal implicado.

Recuerda que este método es un medio, no un fin en sí mismo.

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SERVICIO DE ORGANIZACIÓN PARA EMPRESAS

No importa el tamaño de tu negocio o empresa, ni tampoco si trabajas desde casa o tu despacho está integrado en un edificio de oficinas. La metodología es sencilla: establecer un ambiente funcional y personalizado, incorporando métodos efectivos de gestión documental y organización. Aumenta tu productividad y reduce el nivel de estrés en tu trabajo o empresa y el de tus empleados                              

Trabaja pero disfruta haciéndolo.

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